專家淺談 企業(yè)財(cái)務(wù)管理軟件的選型原則 　前不久，筆者有一個(gè)同學(xué)，他們需要上一套財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，問我有什么好的建議？我想應(yīng)該有不少朋友在工作中可能會(huì)遇到這個(gè)問題。為此，筆者在這里以一個(gè)財(cái)務(wù)軟件實(shí)施顧問的角色，談?wù)勗谪?cái)務(wù)軟件選購(gòu)過程中的需要注意的地方。 　　一、 貨比三家，一個(gè)不二的法則。 　　我們選購(gòu)財(cái)務(wù)管理軟件，其實(shí)跟我們買衣服差不多，就要貨比三家，才能知道其中的好壞。對(duì)于大部分企業(yè)來說，一輩子可能就這么一次財(cái)務(wù)軟件選購(gòu)的機(jī)會(huì)，對(duì)于如何選擇財(cái)務(wù)管理軟件都不是很有經(jīng)驗(yàn)。此時(shí)，我們?cè)撛趺崔k呢？ 　　當(dāng)我們買東西，如買衣服，不知道買什么衣服好，不知道什么衣服適合我們的時(shí)候，我們會(huì)如何做呢？我們可能就會(huì)當(dāng)處去逛，像大海撈針一樣，貨比三家，看看哪套衣服更加適合自己。其實(shí)，當(dāng)我們對(duì)財(cái)務(wù)管理軟件的選購(gòu)心里沒底的時(shí)候，我們也可以如此處理。多選幾家供應(yīng)商，看看，問問。就會(huì)了解各家軟件公司財(cái)務(wù)管理軟件的差異，從而就可以有依據(jù)，提高軟件選購(gòu)的成功率。 　　故筆者覺得，對(duì)于那些平時(shí)沒有信息化管理軟件采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)來說，貨比三家就是一個(gè)不二的法則。可以通過不同供應(yīng)商軟件之間的比較，發(fā)現(xiàn)他們的憂缺點(diǎn)，從而結(jié)合自己公司的實(shí)際情況，選擇一款合適的財(cái)務(wù)管理軟件。 　　二、 有多大的腳，穿多大的鞋？ 　　選擇財(cái)務(wù)管理軟件，跟我們買衣服一樣，最主要的是選擇合身。但是，要做到這“合身”兩字，又不是這么簡(jiǎn)單的一件事情。 　　實(shí)際在軟件選購(gòu)時(shí)，我們往往會(huì)如下類似的錯(cuò)誤。 　　腳很小，卻像穿大鞋。有些企業(yè)在軟件選購(gòu)時(shí)，就如同有些人在買衣服的時(shí)候，非名牌不穿;選擇軟件非名牌軟件不用。在這種名牌思想的主導(dǎo)下，很容易就會(huì)造成“小腳穿大鞋”的錯(cuò)誤。如有一家企業(yè)，傳統(tǒng)的制造企業(yè)，其野心勃勃，現(xiàn)在還只是一家小小的家庭作坊式的企業(yè)，但是，在選擇財(cái)務(wù)軟件的時(shí)候，就想到了集團(tuán)管理的功能，它們財(cái)務(wù)經(jīng)理像要采購(gòu)一臺(tái)具有集團(tuán)財(cái)務(wù)預(yù)算控制的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。雖然說，這家企業(yè)可能會(huì)慢慢發(fā)展成為一家集團(tuán)性的生產(chǎn)企業(yè)，但是，這至少也需要十幾年的時(shí)間吧。而且，中間的變數(shù)也太多。雖然在軟件選購(gòu)的時(shí)候需要考慮未來幾年的發(fā)展，但是，也不需要跨度這么大。你現(xiàn)在可能是身材標(biāo)準(zhǔn)，但是，你又怎么知道你十年之后，身材會(huì)發(fā)展成怎么樣呢？ 　　腳很大，卻穿很小的鞋。有些企業(yè)卻剛好相反，企業(yè)管理者特別的摳門。在選擇財(cái)務(wù)管理軟件的時(shí)候，不肯花大錢，大腳穿小鞋。如筆者有一家客戶，其規(guī)模也不是很大，一個(gè)剛起步的集團(tuán)公司，兩面有一家外貿(mào)企業(yè)與三家實(shí)體企業(yè)。由于是民營(yíng)企業(yè)，所以，就難免有點(diǎn)小氣。在選擇財(cái)務(wù)管理軟件的時(shí)候，盡然只購(gòu)買了單個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理軟件。雖然這個(gè)軟件確實(shí)便宜，實(shí)施成本加軟件授權(quán)費(fèi)用總共才一萬元不到。但是，集團(tuán)公司在用了這套軟件之后發(fā)現(xiàn)問題不斷，如不同對(duì)各個(gè)公司的費(fèi)用在系統(tǒng)中進(jìn)行控制;下面公司的帳匯總到集團(tuán)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中，集團(tuán)財(cái)務(wù)人員要進(jìn)行重新處理，等等。一年下來，集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)坐不住了，決定對(duì)財(cái)務(wù)管理軟件進(jìn)行二次選型。就在這個(gè)時(shí)候，筆者有幸接到了這個(gè)項(xiàng)目，負(fù)責(zé)他們的集團(tuán)財(cái)務(wù)管理軟件項(xiàng)目的實(shí)施。 　　可見，小腳穿大鞋不行，大腳穿小鞋也是行不通的。我們?cè)谪?cái)務(wù)管理軟件的時(shí)候i，需要根據(jù)企業(yè)的規(guī)模、資金實(shí)力等因素出發(fā)，選擇一款合腳的鞋子才行;不然換鞋是遲早的的事情。 　　三、 選購(gòu)時(shí)要注意行業(yè)特點(diǎn)。 　　雖然說，國(guó)家的財(cái)務(wù)法律制度在趨于健全，以后企業(yè)的財(cái)務(wù)處理規(guī)范要趨于一致。但是，有實(shí)際財(cái)務(wù)處理經(jīng)驗(yàn)的人，就比較清楚，不同的行業(yè)，其財(cái)務(wù)帳務(wù)處理方式還是有比較大的差異。如服務(wù)業(yè)、制造業(yè)與金融行業(yè)這三大行業(yè)，其財(cái)務(wù)處理方式就有很大的不同;集團(tuán)財(cái)務(wù)處理規(guī)范、上市公司財(cái)務(wù)處理原則、單個(gè)公司的財(cái)務(wù)管理辦法也有非常大的差異。 　　這就好像人的皮膚，不同的皮膚顏色要配不同顏色對(duì)衣服。不同行業(yè)的企業(yè)，也需要配備不同行業(yè)的財(cái)務(wù)管理軟件。 　　有些軟件公司的促銷人員在推銷他們的財(cái)務(wù)管理軟件時(shí)，可能會(huì)不負(fù)責(zé)任的講，他們的財(cái)務(wù)管理軟件有多么多么的靈活，可以適應(yīng)不同行業(yè)的需求。對(duì)于這種促銷廣告，我們要避而遠(yuǎn)之。世界上到今天為止，還沒有一種包醫(yī)百病的藥物;也沒有一款適合任何行業(yè)的財(cái)務(wù)管理軟件。 　　有些財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，可能通過系統(tǒng)配置能夠適合某些行業(yè)的需要，但是，企業(yè)也要為此付出不小的代價(jià)。如可能雖然可以實(shí)現(xiàn)某個(gè)需求，但是在帳務(wù)處理起來會(huì)比較麻煩，甚至比手工做帳還要麻煩，此時(shí)，就失去了上財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的意義。另外，靈活性往往意味著系統(tǒng)管理員需要進(jìn)行大量的維護(hù)工作，而且，對(duì)于用戶靈活，往往意味著系統(tǒng)的負(fù)責(zé)性。 　　故，筆者的建議是，在財(cái)務(wù)管理軟件選購(gòu)的時(shí)候，一定需要知道自己到底屬于什么行業(yè)，這個(gè)行業(yè)在財(cái)務(wù)處理上有什么特點(diǎn)。然后根據(jù)這些需求對(duì)財(cái)務(wù)管理軟件進(jìn)行刷選。相信如此的話，企業(yè)就可以選到一款合適的財(cái)務(wù)管理軟件。 　　四、 配套產(chǎn)品是否完善？ 　　有時(shí)候，我們?cè)谶x擇財(cái)務(wù)管理軟件的時(shí)候，不僅僅是選擇財(cái)務(wù)管理軟件本身，還需要考慮其周邊的配套產(chǎn)品是否完善。 　　如我們?cè)诶�用�?cái)務(wù)管理軟件系統(tǒng)的話，我們有時(shí)候會(huì)考慮放棄手工的帳務(wù)，進(jìn)行無紙辦公。但是，根據(jù)國(guó)家的法律規(guī)定，又一定需要有書面的憑證與賬簿。此時(shí)，我們?cè)撊绾翁幚砟兀? 　　有些企業(yè)處理的很麻煩。他們現(xiàn)在系統(tǒng)中處理好相關(guān)的帳務(wù)工作，核對(duì)無誤后，再在月底結(jié)帳的時(shí)候，把數(shù)據(jù)從系統(tǒng)中抄寫到手工的帳簿中。很顯然，這是重復(fù)性的工作。不但效率不高，而且，很容易抄錯(cuò)。故，這種處理方法不是筆者所推薦的處理方法。 　　有些企業(yè)就比較聰明。平時(shí)就在系統(tǒng)里進(jìn)行帳務(wù)處理，然后到月底的時(shí)候，把相關(guān)的憑證、帳簿、報(bào)表等相關(guān)的單據(jù)打印出來，裝訂成冊(cè)。但是，這么處理的話，又會(huì)遇到一個(gè)問題。我們都知道，國(guó)家對(duì)于財(cái)務(wù)賬簿等都有固定的格式，所以，我們?cè)诖蛴∵@些單據(jù)的時(shí)候，也不能按自己喜歡的格式打呀？我們希望打印出來的格式能夠滿足國(guó)家法律規(guī)定的要求，而且，在國(guó)家法律規(guī)定的紙張上打印，以免除我們手工抄寫的麻煩。 　　在這一方面，用友走在了前頭。用友自己開發(fā)了一套憑證打印格式，可以滿足國(guó)家規(guī)定的要求;而且他們還配備有專門的打印紙張。利用這個(gè)憑證打印格式與打印紙張打印出來的單據(jù)，是國(guó)家所認(rèn)可的。如此的話，企業(yè)用戶在系統(tǒng)里做好帳務(wù)處理之后，只需要直接把單據(jù)或者報(bào)表打印出來即可。而不需要再進(jìn)行手工的登帳動(dòng)作。 　　所以，企業(yè)在選擇財(cái)務(wù)管理軟件的時(shí)候，還需要適當(dāng)關(guān)注一下，其周邊的配套產(chǎn)品是否完善，能否符合企業(yè)的實(shí)際需求。 　　五、 軟件的功能是否跟企業(yè)的規(guī)章制度相匹配？ 　　財(cái)務(wù)管理軟件是國(guó)內(nèi)發(fā)展的最成熟的一個(gè)信息化信用。國(guó)內(nèi)的金蝶、用友、新中大、管家婆等財(cái)務(wù)管理軟件，其同質(zhì)化的現(xiàn)象已經(jīng)非常嚴(yán)重，各大品牌的財(cái)務(wù)管理軟件在功能上大同小異，只是具體的處理流程上會(huì)有所差異。 　　而這個(gè)差異就是我們企業(yè)在選購(gòu)時(shí)需要注意的地方。因?yàn)楫?dāng)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理流程跟財(cái)務(wù)管理軟件的作業(yè)流程不配套的話，那就只有兩個(gè)選擇。一個(gè)是企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組，以符合企業(yè)財(cái)務(wù)管理軟件的作業(yè)流程;另一個(gè)就是對(duì)財(cái)務(wù)管理軟件進(jìn)行二次開發(fā)，以符合企業(yè)的需求。無論哪一種方式，對(duì)于企業(yè)來說，都需要付出比較多的精力與成本。 　　所以，雖然財(cái)務(wù)軟件本身的功能上沒有多大的差異，但是，在具體的作業(yè)流程上，如單據(jù)審核流程上還是存在比較大的差異，這需要企業(yè)對(duì)照自己的管理制度，進(jìn)行刷選。 　　筆者建議，企業(yè)用戶在財(cái)務(wù)管理軟件選購(gòu)的時(shí)候，先整理一下自己的財(cái)務(wù)管理流程，如單據(jù)審核流程、費(fèi)用報(bào)銷流程等等，然后拿著這份流程去選擇財(cái)務(wù)管理軟件。就可以發(fā)現(xiàn)，各大財(cái)務(wù)管理軟件在具體流程操作上的差異。如此，就可以選擇一款最貼近自己管理流程的財(cái)務(wù)軟件。如此在項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)候，就可以減少流程變革的痛苦。